Teknik dan Dokumentasi Sistem
1. Pemakaian teknik-teknik sistem
Teknik system merupakan alat yang digunakan dalam
analisis, desain, dan dokumentasi serta memahami kaitan anatr-subsitem. Teknik
system biasanya berupa diagram.
a. Penggunaan Teknik system untuk audit
Audit dibagi menjadi dua kelompok dasar, yaitu :
1. Audit interim bertujuan untuk menaksir
seberapa jauh struktur pengendalian internal suatu organisasi dapat diandalkan.
2. Audit lapoan keuangan melibatkan
pengujian substantif . pengujian substantif merupakan verifikasi angka dalam
laporan keuangan secara langsung.
b.
Evaluasi Pengendalian Internal
Mengingat pemisahan tugas merupakan satu aspek
pengendalian internal yang penting , auditor membutuhkan teknik untuk memecah
system untuk mengevaluasi distribusi
dokumen dan memecah tugas antarpersonel atau departemen. Diagram ini disajikan dalam bentuk
kolom-kolom untuk mengkelompokkan peran pemrosesan yang dijalankan oleh setiap
entitas.
c. Pengujian Kepatuhan
Auditor perlu memahami teknik system yang biasanya digunakan untuk
medokumentasikan system informasi seperti input proses output, diagram hierarki,
flowchart program , diagram alur data logika, table keputusan, dan metode
matriks. Auditor akan sering berhadapan dengan teknik-teknik tersebut pada saat
mereka mengevaluasi dokumentasi system informasi.
d. Kertas
Kerja
Kertas kerja merupakan catatan mengenai prosedur
dan pengujian yang dilakukan dalam proses audit, informasi yang diperoleh dalam
pelaksanaan audit dam kesimpulan yang ditarik dari hasil audit. Kertas kerja menjadi catatan apa yang telah
dilaksanakan oleh auditor. Auditor menggunakan teknik system untuk mendokumentasikan dan menganalisis isi
dalam kertas kerja. Diagram alur data, diagram HIPO, flowchart program, table keputusan dan metode matriks
akan masuk kedalam kertas kerja sebagai
bagian dari dokumentasi sebuah system yang ditinjau oleh auditor.
2. Penggunaan Teknik Sistem dalam Pengembangan
Sistem
Proyek pengembangan system terdiri dari tiga fase,
yaitu : analisis system mencakup penyususnan dan evaluasi solusi untuk
meyelesaikan masalah system. Desain system mencakup evaluasi efektifitas dan
efisiensi setiap alternative desain system terkait dengan kebutuhan system
secara keseluruhan. Implementasi system mencakup pengujian solusi sebelum
implementasi, dokumentasi solusi, serta tinjauan terhadap system pada saat
system mulai dioperasikan untuk memastikan bahwa system yang dirancang
berfungsi sebagaimana mestinya.
3. Teknik-teknik sistem
Teknik system diperlukan untuk menganalisis dan
merancang system informasi dengan menggunakan pendekatan system terstruktur.
Salah satu teknik system yag banyak digunakan yaitu pembuatan flowchart.
a. Simbol Flowchart
ANSI X 3.5.-1970 mendifinisikan symbol flowchart kedalam beberapa
kelompok yaitu :
1. Symbol dasar, symbol ini mencakup :
- Symbol input/output menggambarkan fungsi
input/output yaitu membuat data tersedia untuk diproses dan mencatat informasi
hasil suatu pemrosesan.
- Symbol proses menggambarkan setiap fungsi
pengo lahan data
- Symbol garis arus, digunakan untuk mengaitkan
symbol yang satu dengan symbol yang lainnya. Garis alur ini mengidentifikasikan
urutan informasi dan operasi yang harus
dijalankan.
- Symbol anotasi (komentar), menggambarkan
deskripsi tambahan atau catatan penjelas. Garis putus-putus dikait kan
dengan symbol yang diberi komentar.
2. Symbol input/output yang spesifik,
mengidentifikasi media yang digunakan untuk merekam informasi ataupun cara
menangani informasi.
- Symbol punched-card menggambarkan
fungsi input output jika media yang digunakan adalah punched-card meliputi
mark-sense, stub cards, file of cards dsb.
- Symbol penyimpanan online
menggambarkan fungsi dengan menggunakan berbagai media penyimpanan online
- Symbol input manual menggambarkan
fungsi input pada saat informasi dimasukan secara manual pada saat pemrosesan
- Symbol link komunikasi menggambarkan
suatu fungsi transmisi informasi menggunakan media telekomunikasi.
- Symbol penyimpanan offline
menggambarkan fungsi penyimpanan informasi offline, tanpa memperhatikan media
yang digunakan untuk menyimpan informasi tersebut.
3. Symbol proses khusus, menggambarkan
fungsi pemrosesan dan mengidentifikasi jenis operasi yang akan digunakan untuk
mengolah informasi
- Symbol keputusan menggambarkan satu
keputusan untuk menentukan operasi mana yang harus dijalankan dari
berbagai alternative jalur operasi yang tersedia.
- Symbol proses predefined
menggambarkan satu prosedur yang terdiri dari satu atau lebih operasi yang tidak
ditentukan pada symbol flowchart yang lain.
- Symbol persiapan menggambarkan
mengidentifikasi serangkaian intsruksi yang mengubah program.
- Symbol operasi manual menggambarkan
proses offline yang dilakukan oleh manusia tanpa bantuan alat mekanisme apapun.
- Symbol operasi auxiliary
menggambarkan operasi offline yang dijalankan pada suatu peralata tertentu,
yang tidak berada dibawah kendali langsung central processing unit.
4. Symbol tambahan, dapat digunakan untuk
memperjelas flowchart dan mempermudah pembuatan flowchart.
- Symbol konektor menggambarkan alur
keluar dari flowchart menuju bagian flowchart yang lain
- Symbol terminal menggambarkan titik
ujung dari sebuah flowchart seperti titik awal, titik interupsi
- Symbol mode parallel menggambarkan
awal atau akhir dari dua atau lebih operasi
yang simultan.
- Symbol konektor off-page bukan
merupakan standar ANSI X3.5 tetapi biasanya digunakan untuk menggambarkan alur
keluar dari flowchart menuju halaman flowchart yang lain.
b. Diagram IPO dan HIPO
Kedua diagram ini digunakan terutama oleh personel
pengembangan system untuk membedakan level rincian yang digambarkan dalam
flowchart. Diagram IPO tidak memebrikan banyak keterangan mengenai fungsi
proses, tetapi IPOberguna untuk menganalisis keseluruhan informasi yang
dibutuhkan. Diagram IPO yang menggambarkan
kebutuhan input-proses-output setiap modul. Diagram IPO sebagai bagian
dari diagram HIPO, biasanya berbentukk narasi. Sedangkan diagram HIPO
menjelaskan ulasan proses yang lebih detail. HIPO terdiri dari serangkaian level yang makin ke bawah menggambarkan
system yang lebih detail diagram HIPO terdiri dari dua segmen yaitu diagram
hierarki sebagai pemecahan proses menjadi berbagai modul dan sebuah diagram IPO
yang digambarkan kebutuhan input-proses-output setiap modul.
c. Flowchart SIstem dan Program
Flowchart system digunakan baik oleh personel
system maupun auditor. flowchart system mengidentifikasi keseluruhan aliran
operasi didalam sebuah system. Focus flowchart system adalah pada fungsi proses
dan media, bukannya pada rincian logika setiap fungsi pemrosesan. Flowchart
program digunakan terutama oleh personel pengemabngan system. Dibandingkan
flowchart system lebih detail dalam
menggambarkan setiap fungsi pemrosesan. Flowchart system terkait dengan fasse
analisis dari sebuah proyek system, sedangkan flowchart program terkait dengan
fase desain.
d. Diagram arus data logika
Diagram ini digunakan terutama oleh personel
pengemabngan system dalam analisis system. DFD digunakan oleh analis untuk
mendokumentasikan pengguna mengetahui konsep analis system mengenai masalah
yang dihadapi pengguna. Tujuan penggunaan DFD untuk memisahkan secara jelas
proses logika analisis system dengan prses desain system secara fisik.. ada
empat symbol DFD, terminator digunakan untuk menandai sumber data, symbol
proses digunakan untuk menggambarkan proses yang mengubah data. Symbol simpanan
data digunakan untuk menggambarkan sebuah simpanan data. Symbol arus data untuk
mengidentifikasi aliran data.
Diagram IPO dan HIPO digunakan oleh personel
pengembangan sistem untuk membedakan level rincian sistem yang digambarkan
dalam Flowchart. Bagan IPO menyajikan sangat sedikit rincian yang berkaitan
dengan fungsi pemrosesan, tetapi bagan itu merupakan teknik yang bermanfaat
untuk menganalisia keseluruhan kebutuhan informasi. Rincian tambahan atas
tambahan proses dituangkan dalam bagan hierarki masukan-proses-keluaran atau
bagan HIPO. HIPO terdiri dari sekumpulan bagan yang menggambarkan sistem yang
berjenjang tingkat kedetailannya, dimana tingkat kedetailan tersebut
tergantumng pada tingkat pemakaian pemakai. Bagan HIPO (hierarchy plus
input-proses-output) memuat dua segmen: bagan herarkis yang membagi tugas-tugas
pemrosesan kedalam berbagai modul atau sub-tugas dan pada bagian IPO untuk
menguraikan kebutuhan masukan-proses-keluaran dari setiap modul. Bagan herarkis
menguraikan keseluruhan sistem dan menyediakan “daftar isi” dari bagian IPO
yang rinci, biasanya melalui skema penomoran.
* Bagan
arus sistem dan program
Bagan arus sistem digunakan baik oleh auditor
maupun ahli sistem. Bagan arus sistem mengidentifikasikan keseluruhan atau
garis besar aliran operasi dalam sistem. Dalam bagan arus sistem penekanannya
adalah pada media dan fungsi pemrosesan, bukan pada fungsi pemrosesan yang
rinci. Bagan arus program digunakan oleh staf atau ahli pengembangan sistem.
Bagan arus program atau bagan arus blok menguraikan fungsi pemrosesan lebih
rinci dibandingkan bagan arus sistem. Bagan arus sistem berhubungan dengan fase
analisis dalam proyek sistem, sedangkan bagan arus program berkaitan dengan
fase perancangan.
SUMBER :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar